نحوه ایجاد گزارش ساخت و ساز در حال انجام
نحوه ایجاد گزارش ساخت و ساز در حال انجام در ساخت و ساز، عبارت work in progress به پروژه ای اشاره دارد که در حال حاضر در حال انجام است. گزارش کار ساخت و ساز در حال پیشرفت به شرکت های ساختمانی کمک می کند تا وضعیت یک پروژه را درک کنند و برای هزینه های مربوطه برنامه ریزی کنند. اگر در تجارت، حسابداری یا ساخت و ساز کار می کنید، درک گزارش کار در حال پیشرفت می تواند به شما کمک کند تا تصمیمات تجاری موثری در مورد پروژه های فعلی و آینده بگیرید.
گزارش کار در پیشرفت ساخت چیست؟
در زمینه ساخت و ساز، کار در حال انجام یک اصطلاح مدیریت زنجیره تامین و تولید است که پروژه های نیمه تمام شده در انتظار تکمیل را توصیف می کند. شرکت ها می توانند گزارش های WIP را به عنوان بخشی از فرآیند ارزیابی موجودی خود ایجاد کنند. این گزارش ها ابزارهای مالی مهمی هستند که می توانند به ردیابی کل هزینه ها برای پیشرفت فعلی کمک کنند. این هزینه ها ممکن است شامل موارد زیر باشد:
هزینه سربار برای مراحل مختلف فرآیند ساختمان
پروژه های ساخت و ساز اغلب گران هستند، بنابراین استفاده از گزارش WIP برای تعیین روند سود پروژه و میزان احتمال سود یک شرکت از ساخت و ساز می تواند ابزار مفیدی باشد.
چرا گزارش های پیشرفت کار ساخت و ساز مهم هستند؟
گزارش های WIP ساخت و ساز ابزارهای ضروری برای مدیریت ریسک در یک کسب و کار هستند. آنها می توانند به شرکت های ساختمانی، شرکت های تضمینی، پیمانکاران و بانک ها سود ببرند. این گروه ها می توانند از گزارش های WIP ساخت و ساز برای نظارت بر پیشرفت پروژه های ساختمانی و پیگیری داده های مالی مهم استفاده کنند.
گزارش WIP همچنین می تواند سودمند باشد:
- افزایش شفافیت: پیمانکاران از گزارش های WIP برای شناسایی مشکلات و رسیدگی به آنها برای اطمینان از اجرای پروژه های موفق استفاده می کنند. این کار به این دلیل کار میکند که گزارشها به اپراتور پروژه در مورد مشکلات احتمالی، مانند افزایش هزینههای پیشبینینشده یا یک نقطه عطف از دست رفته هشدار میدهند.
- شناسایی فرصتها: گزارشهای WIP میتوانند به پیمانکار کمک کنند تا فرصتهایی را برای بهبود کارایی یک پروژه ساختوساز، کاهش هزینههای آن و به حداکثر رساندن سود پیدا کند. به عنوان مثال، مدیران پروژه می توانند مناطقی را که به نیروی بیشتری نیاز دارند شناسایی کرده و نحوه تخصیص نیروی کار برای افزایش کارایی را تعیین کنند.
حصول اطمینان از انطباق با قرارداد: برخی از قراردادها تصریح می کنند که یک پروژه ساختمانی باید استانداردهای خاصی را رعایت کند. گزارش WIP ساخت و ساز به کارکنان شرکت کمک می کند تا با پایبندی به مشخصات قرارداد اقدامات لازم را انجام دهند و به عنوان شاهدی است که اگر مشتری با شرکت ساختمانی مربوطه مشکلی داشته باشد، پیمانکار از شرایط قرارداد پیروی کرده است.
WIP چگونه در چرخه حیات یک پروژه ساختمانی قرار می گیرد؟
سه نوع اصلی از مراحل ساخت و ساز و موجودی در فرآیند ساخت و ساز وجود دارد که عبارتند از:
- مواد اولیه: اینها منابع ضروری برای پروژه های ساختمانی هستند. آنها بسته به پروژه و مواد مورد نیاز برای تکمیل پروژه متفاوت هستند.
کار در حال انجام: همانطور که قبلاً تعریف شد، کار در حال انجام به پروژه های ساختمانی اطلاق می شود که هنوز در حال ساخت یا ساخت پروژه های تکمیل شده هستند. - پروژه های تمام شده: پروژه های تمام شده به مرحله موجودی نهایی رسیده اند و می توانید به مشتریان بالقوه بفروشید. آنها پروژه های ساختمانی هستند که روند ساخت و ساز را تکمیل کرده اند.
تفاوت بین این حساب ها به مراحل مختلف ساخت پروژه بستگی دارد. با این حال، آنها می توانند بسته به یک شرکت ساختمانی و پروژه خاص متفاوت باشند. این مراحل بر اساس چرخه عمر تکمیل موجودی از کل موجودی است.
نحوه ایجاد گزارش کار ساخت و ساز در حال پیشرفت
بسته به نوع اطلاعاتی که صاحب پروژه نیاز دارد، گزارش های WIP ساخت و ساز ممکن است اشکال مختلفی داشته باشد. در اینجا مراحل مفیدی برای کمک به شما در ایجاد گزارش کار ساخت و ساز در حال پیشرفت وجود دارد:
1. جزئیات کار را فهرست کنید
گزارش WIP خود را با اصول اولیه کار ساخت و ساز شروع کنید. اطمینان حاصل کنید که نام پروژه، مرحله ساخت و ساز، تاریخ شروع، تاریخ مورد انتظار تکمیل و نوع ساخت و ساز را تکمیل کرده اید. همچنین میتوانید تاریخ گزارش، مدیر مسئول گزارشهای WIP ساخت و ساز، آدرس خود و هر گونه اطلاعات مرتبط دیگر را نیز درج کنید. این اطلاعات یک نمای کلی از پروژه و مبنای مرجعی برای مکان پروژه ساخت و ساز ارائه می دهد. همچنین به صاحب پروژه کمک میکند تا گزارشی را که میخواهید ارائه کنید، درک کند.
2. آب و هوا را تعیین کنید
شرایط آب و هوایی می تواند به طور عمده بر پروژه های ساختمانی تأثیر بگذارد. به عنوان مثال، در یک روز بارانی، ممکن است پیمانکار برای تکمیل پروژه مشتری نیاز به ساعتهای بیشتری کار کند. برای محاسبه این متغیر، فهرستی از شرایط آب و هوایی را در گزارش خود بگنجانید و به صاحبان پروژه نشان دهید که چگونه آب و هوا ممکن است بر پروژه ساخت و ساز تأثیر بگذارد. همچنین می توانید یک بیانیه کوتاه بنویسید که به صاحب پروژه یک دید کلی عالی از آب و هوای شما در طول فرآیند ساخت و ساز و هرگونه اقدام کاهشی که انجام داده اید می دهد.
3. شامل وظایف تکمیل شده است
بعد از اینکه وضعیت کلی پروژه ساخت و ساز را شرح دادید، تمام کارهای انجام شده در کار ساخت و ساز خود را در گزارش پیشرفت لیست کنید. این می تواند به مالک پروژه کمک کند تا پیشرفت روزانه شما را درک کند و اینکه آیا پیش بینی می کنید که بتوانید مهلت پروژه را رعایت کنید یا خیر. در این لیست ارائه دهید:
- یک یا دو جمله مختصر که هر کار تکمیل شده را توضیح می دهد
- چقدر طول می کشد تا هر کار کامل شود
- وظایف باقی مانده برای تکمیل پروژه ضروری است
4. لیست ساعات کار و کارکنان درگیر در ساخت و ساز
پس از گزارش دستاوردهای تیم خود، نحوه استفاده از منابع ساخت و ساز خود را فهرست کنید، از جمله موارد زیر:
- کار یدی
- مواد
- تجهیزات
با شروع کار، هر یک از کارمندان را به همراه موقعیت های شغلی و مدت زمان کار هر یک لیست کنید. نحوه ایجاد گزارش ساخت و ساز در حال انجام هنگام ایجاد گزارش های WIP ساخت و ساز خود، از جمله پیمانکاران فرعی، مطمئن شوید که همه کارکنان را شامل می شود. تمام ساعات کار را اضافه کنید و لیستی از افرادی ایجاد کنید که به محل ساخت و ساز آمده اند و در برنامه کاری نبوده اند، اما هنوز مقداری کار انجام داده اند.
5. لیست تجهیزات و استفاده
هنگام ایجاد گزارش WIP ساخت و ساز، اطمینان حاصل کنید که هر قطعه از تجهیزات مورد استفاده در محل ساخت و ساز را فهرست کرده اید. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند این کار را به طور موثر انجام دهید:
به دنبال شماره تجهیزات مربوطه باشید تا به شناسایی استفاده از آن تجهیزات و اهمیت آن در طول پروژه کمک کند.
اگر در طول ساخت و ساز مشکلی در تجهیزات وجود دارد، از جمله آسیب، تعمیر و نگهداری یا تعمیر، یک یادداشت اضافی ایجاد کنید تا به مالک پروژه اطلاع دهید.
تجهیزات موجود در سایت ساخت و ساز را که استفاده نشده است فهرست کنید، زیرا ممکن است به صاحبان پروژه کمک کند تا راه هایی برای کاهش ضایعات بیابند.
در گزارش خود، زمان ورود تجهیزات، تاریخ خروج یا اینکه هنوز در محل ساخت و ساز است را یادداشت کنید.
6. شامل مواد و استفاده
مواد دیگر موارد ضروری هستند که باید در کار خود در گزارش پیشرفت گنجانید. نحوه ایجاد گزارش ساخت و ساز در حال انجام صاحبان پروژه ممکن است از شما بخواهند که کل موادی که شما و تیمتان در یک سایت ساخت و ساز استفاده کرده اید را فهرست کنید. مطمئن شوید که آنها را به انواع مواد تقسیم کنید و هر محموله ای که دیر رسید را یادداشت کنید. گزارش شما ممکن است نشان دهد که چگونه شرکت شما از این مواد برای تکمیل یک پروژه استفاده کرده است.
7. تأخیرهای احتمالی را شناسایی کنید
در گزارش کار در حال پیشرفت خود، هر رویدادی را که ممکن است باعث تاخیر در کار ساخت و ساز شما شود فهرست کنید و نتایج احتمالی را نیز درج کنید. به عنوان مثال، تحویل مواد ممکن است یک تاخیر بالقوه باشد که ممکن است تیم شما را از تکمیل کار برنامه ریزی شده در آن روز باز دارد. این اطلاعات می تواند به پیمانکاران کمک کند تا بهترین راه ها را برای ایجاد یک جدول زمانی پروژه واقع بینانه و در عین حال قابل قبول پیدا کنند.
بهترین مراحل کاهش را برای کمک به مدیریت تاخیرها تعیین کنید. اگر کارمندان را برای مدیریت تاخیرها به کار دیگری اختصاص می دهید، می توانید یادداشت برداری کنید تا نشان دهید چگونه در جلوگیری از تاخیر در گزارش پیشرفت خود موفق بوده اید.
8. یک گزارش ایمنی اضافه کنید
هر گزارش WIP ممکن است شامل یک گزارش ایمنی مختصر باشد که هر گونه مسائل ایمنی یا بازرسی را در طول کار ساخت و ساز نشان دهد. در این گزارش می توانید:
- گزارش مفصلی از مسائل ایمنی حتی جزئی در محل ساخت و ساز را درج کنید
- اقدامات انجام شده برای کاهش این مشکلات را شرح دهید
- توجه داشته باشید که چگونه اعضای تیم خود را برای درک اقدامات ایمنی در یک سایت ساخت و ساز آموزش می دهید
- اگر تیم ساخت و ساز هیچ حادثه ای در دوره منعکس شده در گزارش نداشته است،
- بیانیه ای در مورد اینکه آیا بازرسی اتفاق افتاده است یا خیر و توجه داشته باشید که هیچ حادثه ایمنی رخ نداده است اضافه کنید.
9. عکس ها و اسناد مربوطه را پیوست کنید
برخی از نرمافزارهای مدیریت ساختوساز میتوانند به شما در ایجاد گزارشهای پیشرفت کمک کنند که شامل حقایق باشد و آنچه را که در یک سایت ساختوساز اتفاق میافتد نشان دهد. میتوانید از این برنامهها برای آپلود اسناد و عکسهای مرتبط استفاده کنید که سپس میتوانید در گزارش WIP خود قرار دهید. عکس ها آیتم های مفیدی برای افزودن به گزارش کار ساخت و ساز شما در حال پیشرفت هستند زیرا روند کار را در محل کار شما نشان می دهند. اسناد همچنین برای پشتیبانی از برخی از اطلاعاتی که در گزارش توضیح میدهید، سفارشهای خرید یا طرحهای اولیه را تقویت میکنند.